Sådan fungerer koblingen til jeres regnskabssystem

Onboard integrerer med jeres økonomisystem (e-conomic eller Dinero) ved brug af tredjeparter, der er eksperter på hver deres område. Det er Onboard, der er jeres kontakt for hele processen og sørger for både opsætning, tilpasning og support af hele processen.

Introduktion

1. Onboard er koblet direkte med Frisbii, som er en abonnements- og betalingsstyringsløsning, hvor alle kontingenter og opkrævninger håndteres. Alt oprettes og håndteres fra jeres side i Onboard, mens Frisbii sørger for, at kontingenter bliver opkrævet til tiden, at betalingsoplysninger er sikkert tilknyttet medlemmerne, generering af links til betalinger og fakturaer samt rykkerflows.
2. Frisbii er koblet sammen med jeres indløser, som kan være:

• Clearhaus til håndtering af kortbetalinger
• MobilePay, hvis I har aktiveret betalinger med dette
• Betalingsservice, hvilket håndteres gennem vores partner BS Boksen

I kommer ikke til at have noget direkte med disse udbydere at gøre, men får pengene fra jeres betalinger direkte ind på jeres bankkonto.

I skal oprette en mellemregningskonto til hver indløser i jeres økonomisystem.

1. Oprettelsen af fakturaer, betalinger og gebyrer i jeres økonomisystem håndteres af Kontolink, som styrer forbindelsen mellem Frisbii, jeres økonomisystem og indkomne betalinger. Integrationen kører 2 gange i døgnet, så der kan være mindre forsinkelser mellem at en faktura bliver markeret betalt i Onboard og at I kan se betalingen i økonomisystemet – og ligeledes hvor hurtigt en faktura der markeres betalt i økonomisystemet bliver markeret betalt i Onboard.

Overblik

Overordnet er processen for alle opkrævninger omtrent den samme og kan visualiseres således – hver proces beskrives uddybet på de efterfølgende sider:

Proceseen

Specifikt foregår processen ved en opkrævning for en engangsbetaling gennem appen (fx køb af billetter til en begivenhed eller booking af en ressource) således:

1. Medlemmet vælger sin billet/booking og eventuelle tilkøb i appen, og der dannes en faktura, som de kan betale.
2. Medlemmet kommer herefter til et betalingsvindue, hvor de kan benytte kort og evt. MobilePay og validerer hvis krævet med MitID/SMS/andet

• Pengene bliver trukket fra deres konto med det samme og de modtager en bekræftelse per mail om hvad de har betalt for
• Betalingsmetoden gemmes på medlemmet til fremtidige betalinger af både enkeltydelser og kontingenter
• Hvis medlemmet ikke har gennemført betalingen inden for 15 minutter, bliver fakturaen annulleret. Den vil være synlig under medlemmets fakturaer i Onboard, men synkroniseres ikke til økonomisystemet, da den aldrig er blevet betalt

1. Hvis fakturaen bliver betalt, oprettes den via Kontolink i jeres økonomisystem og kan findes i kassekladden, tilknyttet medlemmet, hvorfra I kan bogføre den
2. Når fakturaen er bogført, vil Kontolink ved næste synkronisering afstemme den med betalingen på den relevante mellemregningskonto, afhængig af betalingsmetode
3. Kontolink vil endvidere oprette en postering når I modtager pengene på jeres bankkonto på det konkrete beløb der blev modtaget, samt en samlet månedlig postering med det gebyr der bliver fratrukket til at dække kort- og Onboard gebyr
4. For at undgå unødvendige posteringer samles gebyrerne som én månedlig postering på den konto, I har valgt, at de skal tilknyttes.

Kontingentopkrævning

Kontingentopkrævninger (både hovedkontingent og alle andre fast opkrævninger på måneds, kvartals, eller årsbasis) foregår det således:

1. Medlemmet får tilknyttet et kontingent med en fornyelsesdato via Onboard Admin

• Afhængig af kontingentet opkræves første periode enten så snart kontingentet tilknyttes, eller ved næste fornyelse (opsættes når planen oprettes/redigeres)

1. Når kontingentet tilknyttes, sendes en mail til medlemmet med oplysninger om kontingentet og link til at tilknytte et betalingsmiddel (hvis de ikke allerede har et)
2. Når fornyelsesdatoen oprinder danner Frisbii automatisk en faktura på det relevante beløb for kontingentet

• Hvis medlemmet har en betalingsmetode tilknyttet, trækkes pengene med det samme, og medlemmet modtager en e-mailbekræftelse på, hvad der er betalt for. Herefter foregår processen lige som ved succesfulde enkeltbetalinger
• Hvis medlemmet ikke har en betalingsmetode eller betalingen fejler, modtager medlemmet en mail om at tilknytte/opdatere betalingsmiddel.
• Når de tilknytter betalingsmiddel, enten via linket i mailen eller fra Onboard appen, foregår processen som ved succesfulde betalinger beskrevet ovenfor
• Indtil betalingen gennemføres, vil medlemmet stå markeret med et rødt ikon på medlemslisten i Onboard Admin og vil blive mødt af en betalingsmur i appen, når de forsøger at tilgå klubben. Hvis de lægger betalingsoplysninger ind her, trækkes udeståendet med det samme og processen foregår derfra lige som ved succesfulde betalinger beskrevet ovenfor.

1. Fakturaer oprettet fra et kontingent vil aldrig blive annullerede og kommer over i økonomisystemet uanset om de bliver betalt eller ej

• I kan kreditere fakturaen fra Onboard Admin, hvormed en kreditnota vil blive oprettet i økonomisystemet som kassekladde og kan udligne fakturaen
• Hvis I opsiger medlemmer med udestående fakturaer, vil fakturaerne automatisk blive krediteret (så sørg for at lukke udeståender, der skal betales først)

1. Hvis et medlem ønsker at betale en faktura med bankoverførsel, kan I sende jeres kontooplysninger. Når I modtager betalingen og udligner den i jeres økonomi-system vil den også blive udlignet i Onboard, som en manuel betaling og medlemmet vil ikke længere være blokeret fra at tilgå klubben i Onboard appen

• Vær opmærksom på, at der kan være op til 12 timers forsinkelse på registreringen i Onboard. I kan på fakturalisten i Onboard Admin markere fakturaen betalt via bankoverførsel for at åbne adgangen med det samme, men det vil ikke gøre noget for at koble den reelle betaling med fakturaen
• Fakturaer der er markeret betalt kan ikke genåbnes i Onboard – i så fald skal en ny faktura oprettes

Manuelle fakturaer

Det er muligt at oprette manuelle fakturaer på medlemmer i Onboard Admin, her foregår processen således:

1. Hvis medlemmet har en betalingsmetode tilknyttet, vil pengene blive trukket med det samme, og medlemmet modtager en bekræftelse på betalingen via e-mail. Herefter foregår processen lige som ved succesfulde betalinger, som beskrevet ovenfor.
2. Hvis medlemmet ikke har en betalingsmetode, skal de selv tilknytte dette enten via Onboard appen (her vil de være blokeret af betalingsmur for at tilgå klubben, ligesom ved udestående kontingentopkrævninger) eller via mail

• Der bliver IKKE automatisk udsendt mails for manuelle fakturaer – vi er ved at undersøge en bedre proces for dette
• Hvis medlemmet også får tilknyttet et kontingent, vil der blive sendt en mail ud om dette, hvor de kan lægge betalingsoplysninger ind

Guide: Kom igang

I forbindelse med opsætning af integration til jeres regnskabssystem skal vi/Kontolink have revisoradgang. For sikre at tingene bliver sat op korrekt og vi derved ikke skal have fat i jer hele tiden.

Revisoradgang

I skal derfor tilføje revisoradgang til 2394110 Onboard i jeres regnskabssystem - bekræft venligst når dette er gjort:

• Guide til at tilføje revisoradgang i e-conomic

http://youtube.com/watch?v=wLM1Pa0X_gM&time_continue=1&source_ve_path=NzY3NTg&embeds_referring_euri=https%3A%2F%2Falder-vise-bd5.notion.site%2F

Servicegebyr & Mellemregningskonti

Derudover skal I oprette en varelinje der hedder "Servicegebyr" som benyttes til alle gebyrer der pålægges opkrævninger fra Onboard.

Derudover skal I oprette en ny mellemregningskonto til Clearhaus og evt. en til mobilepay i jeres regnskabssystem.

Dertil skal I også oprette et kassekladde, hvor alle betalinger skal gå igennem.

Kasseklade

Dertil skal I også oprette et kassekladde, hvor alle betalinger skal gå igennem.

Guide: Sådan opretter du en kassekladde

1. Tryk på det orange tandhjul og vælg "Alle indstillinger".
2. Vælg "Kassekladder" under "Regnskab" i menuen til venstre.
3. Tryk på "Ny kassekladde" over listeområdet.
4. Udfyld felterne - se evt. "Oplysninger om felterne" nedenfor.
5. Tryk på "Gem". Bemærk, at du skal opdatere din side, før den nye kassekladde vises.

Gebyrkonto

Derudover skal i også oprette en konto til gebyrerne.

Guide: Sådan opretter du en ny konto

1. Tryk på fanen "Regnskab".
2. Tryk herefter på "Kontoplan" i menuen til venstre under "Søgning og lister".
3. Tryk på knappen "Ny konto".

1. Udfyld felterne - se evt "Oplysninger om felterne" nedenfor.
2. Tryk på "Gem"

Info til Onboard

Herefter skal I sende os følgende:

• Navnet på kassekladdet

• Varelinje nummer for Servicegebyrer

• Nummer på mellemregningskonto/konti

• Kontonummeret på den konto i E-conomic, hvor pengene fra jeres indløseraftale kommer ind. Hermed den konto i E-conomic jeres bankkonto er tilknyttet.

• Konto nummer for konto til gebyrerne.

Giv en administrator (revisor/bogholder) adgang til din aftale | e-conomic

Du kan give din revisor og/eller bogholder direkte adgang til dit regnskab.